Termeni și Condiții

Acești Termeni și Condiții ("Termenii") reprezintă un acord contractual între e-HR ("Furnizorul", "noi", "noastre") și persoana fizică sau juridică ce creează un cont sau utilizează platforma e-HR ("Clientul", "dvs."). Termenii reglementează accesul și utilizarea platformei SaaS de management HR, pontaj, concedii și salarizare oferită la adresa e-hr.ro ("Platforma", "Serviciul"), inclusiv aplicația web, interfața de administrare, terminalul kiosk pentru pontaj, orice API asociat, precum și secțiunile publice de blog și centru de ajutor.

Prin bifarea căsuței de acceptare, prin crearea unui cont sau prin simpla utilizare a Platformei, confirmați că ați citit, ați înțeles și sunteți de acord să fiți legat de acești Termeni, precum și de Politica de Confidențialitate și de pagina de Conformitate GDPR, care fac parte integrantă din acest acord. Dacă nu sunteți de acord cu oricare dintre prevederile de mai jos, nu trebuie să creați un cont și nu trebuie să utilizați Platforma.

Dacă acceptați acești Termeni în numele unei companii sau al unei alte persoane juridice, declarați și garantați că aveți autoritatea legală de a angaja respectiva entitate, caz în care termenii "Client" sau "dvs." se vor referi la acea entitate.

"Platforma" înseamnă serviciul SaaS e-HR, disponibil la e-hr.ro, împreună cu toate modulele, funcționalitățile, aplicațiile mobile/kiosk și serviciile conexe.

"Furnizor" sau "e-HR" înseamnă entitatea care operează și pune la dispoziție Platforma.

"Client" sau "Companie" înseamnă persoana juridică (angajator) care înregistrează un cont de companie și pentru care se prestează Serviciul.

"Utilizator" înseamnă orice persoană autorizată de Client să acceseze Platforma sub contul acestuia, indiferent de rol (proprietar de cont, administrator, manager, angajat).

"Cont" înseamnă spațiul de lucru dedicat unei Companii în cadrul Platformei, izolat logic de conturile altor clienți (arhitectură multi-tenant).

"Terminal Kiosk" înseamnă interfața sau dispozitivul prin care angajații își înregistrează prezența folosind un cod PIN personal sau alte mijloace de identificare puse la dispoziție de Platformă.

"Date de Angajați" înseamnă datele cu caracter personal și profesional privind angajații, colaboratorii sau candidații Clientului, introduse, încărcate sau generate în Platformă (de exemplu date de identificare, pontaj, salarizare, concedii, documente).

"Conținut" sau "Date" înseamnă orice informație, fișier, document sau material încărcat, stocat ori generat prin intermediul Platformei de către Client sau Utilizatorii săi.

"Abonament" înseamnă planul tarifar ales de Client, care determină funcționalitățile disponibile și limitele de utilizare (de exemplu numărul de angajați activi).

"Zi Lucrătoare" înseamnă orice zi, alta decât sâmbăta, duminica sau o sărbătoare legală în România.

Pentru a crea un cont, trebuie să aveți cel puțin 18 ani și capacitatea legală deplină de a încheia contracte obligatorii, respectiv, dacă acționați în numele unei companii, autoritatea de a o reprezenta.

Vă angajați să furnizați informații de înregistrare și facturare corecte, complete și actualizate și să le mențineți la zi pe toată durata utilizării Platformei.

Fiecare Companie trebuie să dețină un singur cont activ pe Platformă, cu excepția cazului în care s-a convenit altfel în scris cu e-HR (de exemplu pentru grupuri de firme).

Contul de Companie este administrat de un utilizator principal (proprietar de cont), care poate invita administratori, manageri și angajați și le poate atribui roluri și permisiuni specifice în cadrul Platformei. Clientul este responsabil pentru configurarea corectă a rolurilor și pentru acțiunile tuturor Utilizatorilor săi.

Fiecare Utilizator este responsabil pentru păstrarea confidențialității datelor sale de autentificare (parolă, cod PIN de kiosk) și pentru toate activitățile desfășurate sub contul respectiv. Codurile PIN de kiosk atribuite unui angajat sunt considerate mijloc valabil de identificare a acestuia pentru operațiunile de pontaj efectuate cu respectivul cod.

Ne veți notifica de îndată, la [email protected], despre orice utilizare neautorizată a unui cont, pierdere a unui cod PIN sau altă suspiciune de încălcare a securității.

Ne rezervăm dreptul de a suspenda sau închide, temporar ori definitiv, orice cont care încalcă acești Termeni, este utilizat fraudulos sau prezintă riscuri de securitate pentru Platformă ori pentru alți clienți, notificând Clientul, în măsura posibilului, în prealabil.

Platforma este o soluție SaaS multi-tenant care oferă instrumente pentru gestionarea resurselor umane, în funcție de modulele incluse în Abonamentul ales de Client.

Ne rezervăm dreptul de a adăuga, modifica, suspenda sau elimina funcționalități ale Platformei, cu condiția ca astfel de modificări să nu reducă în mod substanțial funcționalitățile esențiale ale planului plătit al Clientului, fără o notificare prealabilă rezonabilă.

Platforma oferă mai multe planuri de abonament, cu funcționalități, limite de utilizatori/angajați și prețuri diferite, detaliate pe site-ul nostru. Alegerea planului determină întinderea Serviciului furnizat Clientului.

Clienții noi pot beneficia de o perioadă de probă gratuită (în prezent 7 zile), fără obligații de plată. La finalul perioadei de probă, dacă nu ați ales un plan plătit sau nu ați anulat contul, este posibil ca accesul la anumite funcționalități să fie limitat până la activarea unui abonament.

Puteți face upgrade sau downgrade al planului în orice moment din contul dvs.; modificarea intră în vigoare conform regulilor de facturare aplicabile (de exemplu proratizare sau aplicare de la următorul ciclu de facturare).

Depășirea limitelor planului curent (de exemplu numărul de angajați activi) poate necesita upgrade la un plan superior pentru a continua utilizarea nerestricționată a Platformei.

Plățile aferente abonamentelor sunt procesate printr-un furnizor terț specializat de procesare a plăților (Stripe). e-HR nu stochează direct datele complete ale cardului dvs. bancar.

Prețurile sunt exprimate, de regulă, în EUR sau RON, conform informațiilor afișate la momentul achiziției, și includ TVA acolo unde este aplicabil conform legislației române.

Plata se efectuează în avans, pentru întreaga perioadă de facturare aleasă (lunar sau anual), iar facturile fiscale sunt emise electronic și puse la dispoziție în contul dvs.

Abonamentele se reînnoiesc automat la sfârșitul fiecărei perioade de facturare, prin debitarea metodei de plată înregistrate, cu excepția cazului în care anulați abonamentul înainte de data de reînnoire.

În cazul eșuării plății, vă vom notifica și vă vom acorda un termen rezonabil de remediere; în lipsa remedierii, ne rezervăm dreptul de a suspenda accesul la funcționalitățile plătite, fără a afecta obligațiile de plată deja scadente.

Puteți anula abonamentul în orice moment din setările contului sau contactând suportul. Anularea produce efecte la sfârșitul perioadei de facturare curente; accesul la funcționalitățile plătite continuă până la acel moment, fără rambursarea sumelor deja plătite pentru perioada respectivă.

Ca regulă generală, nu efectuăm rambursări pentru perioade de abonament deja facturate, cu excepția cazurilor prevăzute expres de legislația română privind protecția consumatorului sau atunci când este necesar din motive de conformitate legală.

Anularea în timpul perioadei de probă gratuită nu atrage nicio taxă.

Aveți dreptul de a utiliza Platforma exclusiv în scopuri legale, legate de gestionarea propriei activități de resurse umane, în limitele planului de abonament ales și cu respectarea legislației aplicabile, inclusiv a legislației muncii și a protecției datelor.

În relația privind Datele de Angajați introduse în Platformă, Clientul acționează în calitate de operator de date ("controller"), iar e-HR acționează în calitate de persoană împuternicită de operator ("processor"), procesând aceste date exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului, în scopul furnizării Serviciului și cu respectarea Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR).

Clientul răspunde pentru legalitatea introducerii Datelor de Angajați în Platformă, inclusiv pentru existența unui temei legal adecvat, informarea angajaților și, după caz, obținerea consimțământului acestora, conform legislației muncii și GDPR.

La cerere, e-HR poate încheia cu Clientul un Acord de Prelucrare a Datelor (DPA) care detaliază obligațiile părților în calitate de operator, respectiv persoană împuternicită.

Modul în care e-HR colectează și prelucrează datele proprii ale Clientului și Utilizatorilor (de exemplu date de cont și facturare) este descris în detaliu în Politica de Confidențialitate și în pagina de Conformitate GDPR, parte integrantă din acești Termeni.

Toate drepturile de proprietate intelectuală asupra Platformei, inclusiv codul sursă, arhitectura, design-ul, mărcile, logo-urile și conținutul creat de e-HR, aparțin e-HR sau licențiatorilor săi. Acești Termeni nu transferă Clientului niciun drept de proprietate asupra Platformei, ci doar un drept de utilizare limitat, neexclusiv și netransferabil, pe durata Abonamentului.

Clientul păstrează toate drepturile asupra Conținutului și Datelor de Angajați încărcate în Platformă. Clientul acordă e-HR o licență limitată, neexclusivă, de a găzdui, procesa și afișa aceste date exclusiv în scopul furnizării Serviciului.

Orice sugestie, idee sau feedback transmis voluntar de Client cu privire la Platformă poate fi utilizat de e-HR pentru îmbunătățirea Serviciului, fără nicio obligație de compensare.

Acești furnizori acționează, după caz, în calitate de subîmputerniciți și sunt obligați contractual să respecte cerințe de confidențialitate și securitate similare celor asumate de e-HR. Lista actualizată a subîmputerniciților poate fi solicitată la [email protected].

Depunem eforturi rezonabile pentru a menține Platforma disponibilă și funcțională, însă nu garantăm o funcționare neîntreruptă sau lipsită de erori. Ne rezervăm dreptul de a efectua lucrări de mentenanță planificată, notificând Clienții în prealabil ori de câte ori este posibil.

Suportul tehnic este disponibil la [email protected]; timpii de răspuns pot varia în funcție de planul de abonament ales.

Realizăm copii de siguranță periodice ale Datelor, dar recomandăm Clientului să își exporte periodic propriile date esențiale, folosind funcționalitățile de export disponibile în Platformă.

Platforma este furnizată "așa cum este" și "conform disponibilității", fără garanții exprese sau implicite, inclusiv, dar fără a se limita la, garanții de vandabilitate, adecvare pentru un anumit scop sau neîncălcare a drepturilor terților.

În măsura permisă de lege, răspunderea totală a e-HR față de Client, izvorâtă din sau în legătură cu acești Termeni, este limitată la valoarea sumelor plătite efectiv de Client pentru Serviciu în cele 12 luni anterioare evenimentului care a generat pretenția.

e-HR nu va fi răspunzător pentru daune indirecte, incidentale, speciale, punitive sau consecvențiale (inclusiv pierderi de profit, de date sau de fond comercial) rezultate din utilizarea sau imposibilitatea utilizării Platformei.

Limitările de mai sus nu se aplică în cazul prejudiciilor cauzate cu intenție sau din culpă gravă, al vătămării corporale sau decesului, ori în alte situații în care legea aplicabilă nu permite limitarea sau excluderea răspunderii.

Acești Termeni produc efecte de la crearea contului și pe toată durata utilizării Platformei de către Client, respectiv pe durata Abonamentului activ.

Clientul poate înceta oricând utilizarea Serviciului, anulând abonamentul din setările contului sau contactând suportul.

e-HR poate suspenda sau înceta accesul Clientului la Platformă în cazul încălcării acestor Termeni, al neplății repetate, al unei perioade extinse de inactivitate a contului sau atunci când legea o impune, cu o notificare prealabilă rezonabilă, cu excepția situațiilor de urgență privind securitatea Platformei.

La încetare, accesul Clientului la Platformă este oprit. Clientul va avea la dispoziție o perioadă rezonabilă (de regulă 30 de zile) pentru a-și exporta Datele, după care acestea pot fi șterse sau anonimizate, cu excepția datelor a căror păstrare este impusă de lege.

Clientul nu poate cesiona sau transfera drepturile ori obligațiile din acești Termeni fără acordul prealabil scris al e-HR. e-HR poate cesiona acești Termeni în cadrul unei fuziuni, achiziții sau vânzări de active, cu notificarea Clientului.

Dacă orice prevedere a acestor Termeni este considerată nevalidă sau inaplicabilă de o instanță competentă, prevederile rămase vor continua să producă efecte depline, iar prevederea respectivă va fi interpretată astfel încât să reflecte cât mai fidel intenția inițială a părților.

Neexercitarea de către o parte a unui drept prevăzut de acești Termeni nu constituie o renunțare la acel drept.

Acești Termeni, împreună cu Politica de Confidențialitate, pagina de Conformitate GDPR și orice comandă sau acord specific semnat de părți, reprezintă întregul acord dintre Client și e-HR cu privire la utilizarea Platformei și înlocuiesc orice înțelegeri anterioare pe acest subiect.

Notificările oficiale către Client se transmit la adresa de e-mail asociată contului sau prin afișare în Platformă; notificările către e-HR se transmit la [email protected].

Acești Termeni pot fi puși la dispoziție și în alte limbi, exclusiv pentru facilitarea înțelegerii. În cazul oricărei neconcordanțe între versiuni, versiunea în limba română prevalează.